5 yleisintä virhettä projektityössä

Suomi on projektien luvattu maa. Meillä toteutetaan vuosittain tuhansia projekteja joiden onnistuminen mitataan todellisuudessa vasta muutama vuosi projektin päättymisen jälkeen. Mitä siitä on silloin vielä käytössä? Tässä viisi yleisintä virhettä, joiden myötä moni muuten onnistunut projekti painuu unholaan seuraavana päivänä, kun se on päättynyt.

1) Projektin ja toiminnan kehittämisen tarve sekoitetaan keskenään. Projekti tarvitaan silloin, kun on syntynyt tarve jollekin ihan uudelle, jos jokin vanha menetelmä ei enää toimi ja pienet muutokset eivät tehoa, jos on syntynyt ihan uusi kohderyhmä, jne. Toiminnan kehittämistä tarvitaan (koko ajan) mutta erityisesti silloin, kun kohderyhmä muuttuu tai heidän tilanteensa muuttuu, kun toiminta laajenee tai kun toimintaympäristö muuttuu. Projektirahoitusta ei ole tarkoitettu sellaiseen toiminnan kehittämistyöhön, joka kuuluu perustehtävän piiriin (eli sitä koko ajan tehtävää peruskehittämistä tai pientä täydennystä). Toiminnan kehittämistä tulisi tehdä olemassa olevien rahoitusten puitteissa tai sitten organioida olemassa olevat resurssit uudelleen (eli jättää jotain pois) tai hankkia lisää perusrahoitusta.

2) Projektissa tehdään jotain sellaista, jota ei rahoituksen päätyttyä pystytä enää tekemään. Projektin aikana voidaan toki tehdä asioita vähän laajemmin, mutta kehittämistyössä pitää aina huomioida se millaisena toiminta jatkuu projektirahoituksen jälkeen. Jos ei sitä pystytä jatkamaan, ei projektia voi pitää onnistuneena. (ks. kohta yksi. Projekti ei voi olla täyttämässä perustyön vajetta esim. resurssien puuttuessa vaan se on aina vain välietappi jollekin uudelle.)

3) Puuhastelu. Johtuu se sitten vaatimattomuudesta, kyvyttömyydestä nähdä toiminnan todellinen potentiaali tai oman osaamisen aliarvostamisesta niin monessa projektissa tyydytään vain "puuhastelemaan", eli tekemään hyvää työtä keskinkertaisin tuloksin. Se voi olla hyvää työtä, mutta voitaisiin tehdä paljon vaikuttavammin, enemmän tai laajemmin. Hyvä esimerkki on monen ammattilaisen ikävä tapa kertoa "puuhailevansa" tai "yrittävänsä tehdä" omaa työtään kun sitä esittelevät.

4) Järjestelmällisen ja säännöllisen arvioinnin puute ohjaa harmillisen usein projektin joko sivuteille tai suorastaan pysähtymään. Koska arviointi tehdään usein vasta projektin loppupuolella, ei sen tuloksia ehditä enää hyödyntämään. Elävä arviointi on osa arkea ja jokaista toimintakuukautta.

5) Tyhjät viestintätoimet. Twitter ja muu some on täynnä järjestöjen viestejä jossa kerrotaan että johonkin pitää kiinnittää huomiota tai jokin asia on näin. On kaunis ajatus, että tuollaisen viestinnän jälkeen lukija alkaisi itse pohtimaan että mitä asialle pitäisi tehdä ja vielä rupeaa tekemään niin. On aina viestijän tehtävä antaa lukijalle ohje miten toimia. Viestien vaikuttavuutta verrataan usein työntekijän omaan aktiivisuuteen, mutta se on virheellistä. Asian kannattajia on helppo innostaa. Sen sijaan viestit tulisi aina suunnata sille ihmiselle, joka ei ole siitä koskaan kuullutkaan tai se ei kuulu hänen prioriteettiensa piiriin. Eikä pidä olettaa ettei se häntä kiinnosta, vaan muistaa että niin moni asia kiinnostaa vielä enemmän!

(Haluatko varmistaa oman projektisi onnistuminen? Ota yhteyttä, niin käydään läpi sen ydinkohdat ja sparrataan kuntoon riskialueet!)

#projektityö #projekti #5vinkkiä