Aina kiire?

On kolmenlaisia ihmisiä. Niitä joilla on aina kiire, ne joilla on sellainen olo että on koko ajan kiire ja he jotka ottavat elämän vähän rauhallisemmin.

Kiire ja kiireen tuntu niputetaan usein yhdeksi ja samaksi asiaksi vaikka näin ei ole. Kiire on silloin kun pitää juosta että ehtii perille. Kiireen tuntu on silloin, kun tekee mieli vähän nopeuttaa askelia.

Työelämässä on yleistä myös toinen niputtamisvirhe. Kiire ei ole sama asia kuin se että on paljon tekemistä. Eivätkä ne yleensä ole suhteessa toisiinsa, vaikka niin ajatellaan. Se että on paljon tekemistä ei automaattisesti aiheuta sitä että on myös kiire. Todellinen kiire syntyy vain silloin kun se tekemisen määrä on huonosti organisoitu.

Tässä kohtaa moni älähtää, että kun niitä lisätöitä vaan tulee muiden toimesta. Ei, ei niitä ihan tuosta vaan putkahda. Jos esimerkiksi esimies antaa lisätöitä ja sinulla on jo aikataulu täynnä, niin sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Sanoa että ei kiitos, en ehdi tekemään tai jos se ei toimi, niin sanoa että en ehdi tekemään ellet kerro minkä jätän tekemättä jos otan tämän uuden tehtäväksi.

Organisointi on siis avain kiireen ja kiireen tunteen hallitsemiseen. Tässä muutama vinkki siihen, miten saat arkesi sujumaan huomattavasti helpommin ja rauhallisemmin.

1) Varaa kalenteriin kiirelisä. Kirjaa esimerkiksi viikoittain varatuksi tietty aika, johon et ota palavereja vaan se aika on varattu niille yllättäville töille joita niin usein ilmaantuu. Voit myös kirjata kaikki tapaamiset aina esimerkiksi puoli tuntia pidemmiksi kuin on suunniteltu. Näin saat aina vähän joustovaraa aikatauluun.

2) Tee ennen töistä lähtemistä lista seuraavan päivän töistä. Priorisoi ne jotka on pakko tehdä ja ne jotka tehdään pakollisten jälkeen.

3) Lopeta ajoissa. Usein sanotaan vinkkinä, että aloita työn tekeminen ajoissa, niin se valmistuu ajoissa. Jostain syystä se ohje vaan ei kovinkaan usein toimi. Itse neuvon mielummin lopettamaan ajoissa. Kun merkitset itsellesi määräajan esimerkiksi viikkoa aiemmin, kuin mitä esimies olettaa, niin alitajuisesti suunnittelet työsi sen mukaan. Tulet aloittaneeksi työn vähän aikaisemmin ja jos sitten tulee jokin viivästys, niin sinulla on vielä vähän pelivaraa.

4) Määrittele kokouksen tehtävä ja tavoite ja pysy siinä. Kokoukset, nuo työelämän rakkaat inhokit. Jos kokouksella ei ole selkeää tehtävää ja tavoitetta, niin siitä tulee helposti turha ja haahuileva. Jos et pysty määrittelemään jokaiselle tapaamiselle sitä miksi se on kutsuttu koolle ja mitä siinä pitää saada tehtyä, niin peru koko kokous. Pidä myös kiinni tavoitteessa. Kokoukseen ei kannata tunkea kaikkea asiaa vaan on selkeämpää pitää asiat rajattuna kokonaisuutena. Mielummin lyhyitä ja tehokkaita tapaamisia tietyn asian parissa, kuin tuntitolkulla kestäviä maratonkokouksia.

Se kiireen tuntu on sitten toinen asia. Usein kiirepuheen tunnistaa siitä, että henkilöllä on paljon aikaa pohtia ja puhua ääneen sitä, mitä kaikkea hänen pitäisi tehdä (sen sijaan että tekisi ne). Jos huomaat olevasi se henkilö, joka kauhistelee kahvitauolla tekemättömiä töitä tai pysähtyy jatkuvasti miettimään että mitä minun pitikään tehdä, niin on aika pysähtyä. Ota paperi ja kynä käteen tai sähköinen todo-lista ja kirjaa ylös mitä kaikkea työlistalla on ja rupea tekemään niitä. Uskallan väittää, että sinulla menee enemmän aikaa siihen kauhisteluun ja paikallaan junnaavaan pohtimiseen kuin isoon osaan niistä tekemättömistä asioista.

Kaipaatko vielä lisävinkkejä arjen sujuvoittamiseen? Löydät niitä sähköisestä julkaisustamme Työarki haltuun vain 15€ hintaan. Se on saatavilla verkkokaupasta myös e-kirjana.

#kiire #arki #työarki