Hiihtokilpailuja vai tiukkaa suunnittelua?

Yli 15-vuotisen työurani aikana on mielenkiintoni kohdistunut muutamiin usein toistuviin ilmiöihin. Sellaisiin, jotka melkein kaikki tunnistavat kuvauksesta mutta harva huomaa tuottavansa niitä itse. Yhden niistä olen nimennyt hiihtokilpailuiksi.

Kun tehdään työtä, jossa jatkuvasti kehitetään ja kehitytään, etsitään uusia yhteistyötahoja ja pyritään uudistumaan, on vaarana se että päädytään tekemään jotain ihan muuta kuin piti. Tehdään toimintoja siksi että se on kivaa, siksi että sen tekemiseen koetaan sosiaalista painetta tai siksi että sitä on vain jotenkin ajauduttu tekemään. Usein taustalla on yhteistyöpyyntö, joka ei oikeasti kiinnosta mutta jostain syystä ei haluta kieltäytyä. Päädytään järjestämään hiihtokilpailuja. Niitä toimintasuunnitelmasta poikkeavia asioita joihin vain jotenkin päädytään. Eräänä päivänä asiantuntjajärjestön työntekijät löytävät itsensä lämmittämässä mehua ja ottamassa kilpailijolle aikaa samalla kun stressaantuvat työpöydällä odottavista töistä. Kun kysyt itseltäsi vastaako jokin toiminto työsi perustehtävää, löydät nopeasti omat hiihtokilpailusi. Niissä ei ole mitään pahaa. Kaikessa jatkuvassa kehittymisprosessissa olevassa toiminnassa tehdään aina uusia avauksia ja myös sellaisia asioita jotka eivät ole täysin perustehtävän ytimessä. Vaara on siinä, että ne saattavat vähitellen syrjäyttää sen mitä oikeastaan pitikään tehdä.

Toiminnan suunnittelu ja siinä pysyminen on ehkäisevää hiihtokilpailutyötä. Yllättävän moni sanoo, että vaikka suunnittelisi kuinka hyvin, niin hoidettavia asioita vaan tulee ja suunnitelma muuttuu. Se on kuitenkin vain selitys sille, että ei pysty pitämään suunnitelmastaan kiinni tai sitten se on huonosti tehty. Esimerkiksi hankkeen sisältö- ja vaikuttamistyö on mahdollista suunnitella siten, että vain harvoin tulee tarve tarttua asioihin samantien. Arjen työ voidaan suunnitella siten, että siihen varataan aikaa niiden äkillisten asioiden hoitamiseen. Perussuunnitelma pysyy tällöin aikataulussa koko ajan. Asiat kun eivät vaan ilmaannu kenenkään kalenteriin, työntekijä itse kirjaa ne sinne. Jostain syystä meillä monella on vaikeuksia sanoa, että ei ehdi tai nyt ei ole aikaa. Eräs kollegani valitti kerran, että ei ole ehtinyt pitää saldovapaita pois, kun palavereja aina tulee hänen vapaiksi varaamiin päiviinsä. Hänelle oli aivan uusi ajatus se, että hän voisi sanoa, että jokin palaveriaika ei sovi hänelle, vaikka se päivä olisi työtehtävistä täysin tyhjä.

Hiihtokilpailujen nujertamisen ongelma on siinä, että se vaatii tiukkaa itsekuria, halua tunnustaa omat erheet ja kykyä luopua itselleen tärkeistä asioista. Joillekin ihmisille se on lähes vuoren kokoinen asia. Täytyisi olla itsekäs oman työnsä suunnittelussa, muiden elämää hankaloittava kun kieltäytyy palaveri ehdotuksista ja tiukka kannassaan siitä mitä kannattaa ja ei kannata tehdä. Usein hiihtokilpailut on myös niin mukavia juttuja ja niissä mukana olevat antavat niin hyvää palautetta, että niistä ei raaskittaisi luopua. Mutta se taito pitäisi kaikille opettaa jo nuorena. Väitän, että hiihtokilpailut ovat yksi eniten stressiä ja tyytymättömyyttä aiheuttavia asioita. Niitä ei pystytä hallitsemaan, ne tulevat aina jo täyden tehtävänkuvan päälle, työntekijä joutuu tekemään asioita joihin häntä ei ole palkattu ja niihin päädytään usein jonkun muun käskystä. Lisäksi ne haittaavat tavoitteiden saavuttamista ja on kurjaa todeta jälkeenpäin johonkin menneen aikaa ja vaivaa lähes ilman hyötyä.

Jälleen palaan tyytyväisen työntekijän ja onnistuneen toiminnan ytimeen: suunnitteluun ja toimivaan arkeen. Ilman niitä hiihtokilpailuiden uhka on todellinen. Siispä kysy itseltäsi:

- Onko kalenterissasi tehtäviä tai tilaisuuksia, joiden merkitys ja tavoite ei ole ihan selvä?

- Onko työsuunnitelmassasi asioita, jotka eivät toteuta hankkeesi tai toimintasi tavoitteita?

- Mitä sellaisia työtehtäviä sinulla viime aikoina on ollut, joiden on tuntunut vievän aikaa todellisilta töiltä?

- Mitä voit tehdä löytämillesi hiihtokilpailuille?

Jotkin niistä on vain toteutettava, jotkin ehditään vielä perua, jotkin voidaan siirtää niille joiden tehtävään ne oikeasti kuuluvat. Kun torjuntatyö on saatu loppuun, voit siirtyä helpompaan vaiheeseen. Kysy jatkossa itseltäsi ja työkavereiltasi aina uuden asian tullessa vastaan: toteuttaako tämä tavoitteitani ja kuuluuko tämä perustehtävääni?